契約書の書き方・記載例を丁寧に解説

契約書とは、契約の内容を記載した文書のことで、契約締結時に取り交わします。簡単に説明すると以下のようになります。

 

契約書とは…

  • 2名以上の個人または法人が当事者となり
  • 何らかの契約を結ぶとき
  • 内容を文章にして書きあらわし
  • その内容が間違いではないことを証明するために
  • 署名または記名および押印したもの

 

契約は口頭でも成立しますが、当事者間で合意した内容は、後になって証明することが難しく、トラブルにつながります。トラブルを未然に防ぐためにも、契約書の作成は重要です。

 

契約書を作成するメリットは、以下の3点です。

  • 契約内容を明確にする
  • トラブルを未然に防ぐ
  • トラブル発生時の法的証拠となる

 

また、契約書とは別に「覚書」があります。

 

覚書は、契約書を作成する前に当事者間で決めたことや、契約条項を補足する内容を書面に書き残すもので、書面の内容次第では契約書と同等な法的効果があります。

 

この記事では、契約書を作成する専門部署がない企業や、個人事業主など、契約書の作成に不安があるという方のために、契約書の書き方や注意点について解説します。

 

 

契約には3つの方法がある

契約は、複数の当事者の合意によって当事者間に法律上の権利義務を発生させる制度で、3つの方法があります。

 

契約が成立すると、当事者は契約内容に基づいて義務を果たさなければならず、契約内容に違反すると、損害賠償などのリスクがあります。ただし、訪問販売におけるクーリング・オフなど一定の条件が満たされている場合は、一方的に契約を解除できる場合もあります。

 

ここでは、以下の3つの方法について解説します。

 

  1. 口頭での契約
  2. 書面での契約
  3. 電子契約

 

口頭での契約

契約は、申込と承諾の双方の意思が合致すれば、契約書がなくても成立します。

 

このような契約は、「諾成契約(だくせいけいやく)」といい、当事者の申込と承諾という意思表示の合致で契約が成立します。

例)「売買契約」「賃貸借契約」

 

当事者の意思表示の合致に加えて、物の引き渡しなどの給付があって成立する契約は「要物契約(ようぶつけいやく)」といいます。

例)書面によらない消費貸借契約

 

友人同士で物の売買や貸し借りについて口頭で約束をした場合でも契約は成立し、約束に違反した場合は、契約違反として損害賠償などの法的トラブルになる可能性があります。

 

口約束のみの場合は証拠が残らないので、法的トラブルを未然に防ぐためにも、契約書を作成しましょう。

 

書面での契約

契約は、口頭でも有効ですが、ビジネスや商取引の場合は、法的トラブルを避けるために、契約書を作成するのが一般的です。

 

公正証書による契約書の作成が契約の成立要件となる契約があります。

例)任意後見契約(任意後見契約に関する法律:第3条)

  事業用定期借地権設定契約(借地借家法:第23条3項)

 

契約書の作成が法律で義務付けられている契約があります。

例)農地の賃貸借契約(農地法:第21条)

  割賦販売法に定める指定商品若しくは指定権利についての割賦販売契約(割賦販売法:第4条)

 

どのような契約を締結するかによって、契約書作成の有無や記載する内容が変わるので、作成の前に専門家に確認しましょう。

 

電子契約

電子契約とは、契約内容が記載された電子データに電子署名または電子サインをすることで締結する契約です。契約業務の効率化やコスト削減などの観点から、多くの企業で利用されています。

 

電子契約には、改ざんされていないことを示すタイムスタンプと、本人が作成したことを証明する必要がある以下の2つのタイプがあります。

 

  • 電子サインタイプ
  • 電子署名タイプ

 

「電子サインタイプ」は、メール認証を始めとした認証とシステムログを利用して、本人であることを証明する仕組みです。契約サービスに登録し、メールアドレスがあれば利用できるので、導入しやすいタイプです。

 

「電子署名タイプ」は、署名者の電子証明書を利用して、本人であることを証明する仕組みです。第三者機関の電子認証局が審査を行い、発行された電子証明書を利用することで、電子署名法に準拠した法的効力の高い本人認証が可能です。

 

民事訴訟において、文書の証拠能力が認められるためには、署名者が本人の意思で作成した文書であることを立証する必要があります。(民事訴訟法:第228条第1項)

 

電子証明書を発行する電子認証局は、厳格な規定に基づき、印鑑証明書や身分証明書の提出によって本人確認を行うことが求められます。電子署名がなされている文書には、本人が署名したという信頼があります。

 

そのため、電子署名法では、電子署名がある電子データについては、本人の意思により作成された文書であると、法律上推定されます。(電子署名及び認証業務に関する法律:第3条)

 

 

契約書の書き方

契約書や覚書は、法律で明確な定義が決まっていませんが、一般に浸透している契約書の作成方法を知らずに誤った書き方をすると、のちにトラブルの原因になりかねないので、正しい書き方の把握が重要です。

 

ここでは、契約書の基本的な構成と記入例について解説します。

 

  1. 契約書の基本的な構成
  2. 契約書の記入例

 

契約書の基本的な構成

基本的な構成は以下のとおりです。

 

  • 契約書の題名(表題)
  • 前文
  • 本文(契約条項)
  • 後文(末文)
  • 契約の日付
  • 署名または記名押印

 

契約書の題名(表題)

内容が把握しやすいタイトルをつけましょう。

「契約書」という文言以外に、「覚書」や「合意書」でも、法律的には同じです。

 

【記載例】

「委任契約書」「賃貸借契約書」「取引基本契約書」「業務委託契約書」「雇用契約書」など

 

前文

契約の当事者、概要を明確にするために、簡潔に書きましょう。

契約書では、何度も氏名や企業名を書くと読みにくいため、当事者に甲乙の仮称をつけます。第三者がいる場合は、丙、丁の順に使います。

 

【記載例】

〇〇〇(以下、「甲」という)と△△△(以下、「乙」という)は、甲が乙に委託する業務に関し、次のとおり契約(以下、「本契約」という)を締結した。

 

本文(契約条項)

契約の具体的な条項を記載します。契約書では最も重要な部分なので、できるだけ明確に書きます。1つの条に対して1つの内容を記載すると分かりやすくなりますが、さらに細かく区分する必要がある場合は、「条」の下に「項」「号」の順に階層構造を作り記載します。

 

契約条項には、一般条項と主要条項があります。

 

一般条項とは、契約内容にかかわらず、共通して定められることが多い条項のことです。

例)損害賠償、契約期間、契約解除事由、反社会的勢力の排除、権利義務の譲渡禁止、合意管轄、協議事項など

 

主要条項は、一般条項以外の条項をいい、契約によって異なる特有のものです。

例)成果物、納品、検査、料金、支払方法など

 

記載する順番は、主要条項の後に一般条項を書くことが一般的です。

 

【記載例】業務委託契約書の場合

第1条(目的)

1.甲は、・・・・

2.乙は、・・・・

 

第2条(業務の内容)

1.本業務の内容は、次のとおりとする。

(1)・・・

(2)・・・

 

後文(末文)

契約成立の証明として、以下の4点を記載します。

 

  • 契約書の作成数
  • 各当事者の契約書の所持数
  • 各当事者が所持する契約書が原本か写しか
  • 署名者に契約の締結権がある旨

 

【記載例】委任契約書の場合

甲及び乙は、本委任契約の合意内容を十分に理解したことを相互に確認し、その成立を証するため、本契約書の原本を2通作成し、それぞれ署名又は記名押印のうえ、それぞれ1通を保管します。

 

契約の日付

契約の日付の決め方として、以下の4点があります。

  • 契約書を作成した日付
  • 甲が押印する日
  • 乙が押印する日
  • 事前に相手方と取り決めた日

 

当事者が同一場所で内容を確認し、署名または記名押印をした日を記載することが望ましいですが、特に取り決めがない場合は、基本的には契約書の作成日が契約の合意日とみなされます。あらかじめ当事者間で話し合い、どうするかを決めておきましょう。

契約書に記載された年月日は、契約そのものが有効になった日を示します。

 

【記載例】

令和〇年〇月〇日

 

署名または記名押印

署名とは氏名を自署する(自分で書く)ことで、記名とは自署以外の方法で氏名を記載する(書き記す)ことです。「署名捺印」「記名押印」などと呼ばれ、日本では押印が重要視される傾向があるため、署名や記名と合わせて押印します。

当事者を特定し、契約に同意したことを示すものになるため、重要な部分です。

 

契約の種類によって、押印に使用する印鑑(実印か認印)が定められている場合があります。実印の押印が定められている場合は、印鑑登録証明書の提出が必要な場合が多いので、事前に確認しましょう。

 

【記載例】

甲 住所

  署名(記名)   押印

乙 住所

  署名(記名)   押印

 

契約書の記入例

契約書の書き方のルールとポイント

ここでは、契約書の書き方のルールとポイントについて解説します。

 

  1. 署名と記名
  2. 印紙(収入印紙)
  3. 注意点
  4. 記載してはいけないこと
  5. 契印と割印

 

署名と記名

署名は筆跡が残るため、筆跡鑑定で本人である証明ができるので、証拠能力として高くなります。そのために、署名があれば押印がなくても契約は有効です。

 

記名は当事者の筆跡が残らず、第三者が記載できるため、証拠能力としては低くなります。記名のみの場合は、後日文書の成立の真正について争われる可能性がありますので、法的トラブルを未然に防ぐために実印での押印を求める等すると安心でしょう。

 

印紙(収入印紙)

印紙とは、印紙税を納付する際に使用するもので、国が発行します。印紙には収入印紙や、健康保険印紙、雇用保険印紙、自動車重量税印紙などがありますが、契約書に使用する印紙は、一般的に「収入印紙」のことを言います。

 

契約書の中には、印紙を貼る契約書があります。貼っていないことが税務調査等で指摘された場合は過怠税の対象となり、本来の印紙税額の数倍を徴収されるので注意しましょう。

 

印紙税の対象となる契約書は国税庁 印紙税額一覧をご参照ください。

課税の対象になるのは、下記の3点の条件と、文書の名称に関係なく実質的な内容が課税対象の契約書に当てはまる場合です。

 

  • 20種類の課税文書のうちいずれかに該当する
  • 当事者間で課税事項を証明する目的で作成されている
  • 非課税文書に該当しない

 

注意点

契約書を作成するうえでの注意事項は以下のとおりです。

 

  • 想定されるリスクを洗い出し、それをカバーする内容を記載する
  • 内容をわかりやすく書く
  • 内容を当事者間で確認する
  • ひな形の使用には注意する
  • 記載事項が決まっている契約書がある

 

想定されるリスクを洗い出し、それをカバーする内容を記載する

契約は当事者間の合意があれば、口頭でも成立しますが、なぜ契約書を作成するのでしょうか。それは契約後のトラブルを避けるためです。想定されるリスクを洗い出し、リスクをカバーする意識をもって契約書を作成しましょう。

 

内容をわかりやすく書く

契約書は契約内容を明確に記載することが重要です。万が一トラブルが発生した場合は、裁判で証拠となります。当事者にしかわからないような用語や略語などは避け、第三者が見ても、内容を把握できるように分かりやすく記載しましょう。

 

内容を当事者間で確認する

契約書を作成する際は、当事者間で契約内容について協議を重ね、確認しましょう。作成は当事者の一方が契約書(案)を作成することが多いので、作成が終了したら、内容を相手方にも確認してもらいながら進めましょう。

契約書はあくまでも当事者間での合意で成立するので、お互いに内容を確認しましょう。

 

ひな形の使用には注意する

インターネットには、ひな形やテンプレートが公開されています。参考にするのは問題ありませんが、自社の契約には必要がないことが書かれていることがあります。そのまま流用すると思わぬトラブルを招くリスクがあるので、注意しましょう。

 

記載事項が決まっている契約書がある

契約書の中には、法律で記載すべき項目が決まっているものがあります。その場合は、漏れがなく・正しく記載することが大前提です。

例)労働基準法:第15条、労働基準法施行規則:第5条

 

記載してはいけないこと

契約は「契約自由の原則」により、当事者の合意があれば、原則として自由に内容を決定できます。ただし、以下の内容が記載されていると、法律が優先され、契約が無効になります。

  • 強行規定に反する契約

※法律の規定で、公の秩序に関する規定。当事者の意思により変更することが許されません。

  • 公序良俗に反する契約
  • 自由を著しく不当に制限する契約

 

契印と割印

「契印」とは、契約書が複数ページになった場合に、各ページにまたがって押印することです。契印をすることで、契約書の一部のページを差換えたり、抜き取られたりなどの改ざんを防止できます。

 

ホチキスで止められた契約書の場合は、すべてのページの見開き部分に両ページにまたがって押します。

 

製本された契約書の場合は、表紙か裏表紙のどちらかに、製本テープと契約書にまたがるように押印します。

 

契印は、契約書に押印した全員が、署名または記名した際に押印したものと同じ印鑑を使用します。

「割印」とは、契約書が2つ以上の場合に、すべての契約書にまたがって押印することです。割印をすることで、不正にコピーしたり、どちらか一方の内容を変更したりするなどの改ざんを防止できます。

 

割印は、契約書に押印した全員分が必要ですが、署名または記名した際に押印したものと同じ印鑑でなくても良いとされています。

 

契約書作成サービス

契約書に関する業務は、作成・締結・管理という3つの段階があります。これらを電子化し一元管理することでコンプライアンスの強化につながり、郵送代や事務手続き等を抑えられます。

 

契約書を作成する頻度が高い場合は、業務の効率化を図るために、システムサービスの導入も1つの選択肢です。自社においてどの段階を電子化し、どのようなサービスが必要なのか検討しましょう。

 

主なクラウドサービスについてご紹介いたします。

 

LegalForce(株式会社LegalForce)

選任の弁護士が監修を行っており、実際の法律事務所が作成する書式やひな形を搭載しています。導入後も選任担当のフォローがあるため、業種・規模を問わず、企業の法務部や法律事務所で導入されています。

 

AI-CON(GVA TECH株式会社)

AIによる契約書チェックサービスです。契約書の作成段階において、不備や見落としなどがあればAIが検出し、修正する場合も過去の契約書や契約審査マニュアルなどについてアシストしてくれます。

 

クラウドサインSCAN(弁護士ドットコム株式会社)

紙による契約書のスキャンからクラウドサイン上への書類情報の入力や、データのインポートまでを代行してくれます。契約書の検索や日付管理等にも対応しています。更新日や終了日が近づいたら管理者へメールが自動的に送られるアラーム機能もついており、管理の手間が省けます。

 

ホームズクラウド(株式会社Holmes)

契約書作成やレビュー、承認、締結、更新、管理といった、契約に関する業務を一元管理できるクラウド型契約管理システムです。契約ごとに自社に最適なワークフローを設定することで、生産性の向上が見込めます。

 

 

まとめ

契約書には、法律で記載すべき項目が決まっているものがある一方、法律で決まっていない場合でも、契約に関する法律や判例を調べておく必要があります。これらの調査が不十分なまま契約書を作成すると、作成した契約書の内容が法律や判例に抵触してしまい、契約が無効となる可能性があります。

 

トラブルを未然に防ぐためにも、弁護士などの専門家に作成やリーガルチェックを依頼することをお勧めいたします。

この記事を書いた人

ネクスパート法律事務所