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弁護士法人ネクスパート法律事務所

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会社設立の必要書類|書き方・参考サイト・提出先まとめ

会社には株式会社、合同会社、合資会社、合名会社の4つの種類があります。会社によって必要書類が異なるので、まずは、どのような会社を設立したいのかを確定したうえで必要書類を準備しましょう。

なお、合資会社と合名会社は出資者の責任が無限になる無限責任社員が必要になるため、ほとんど設立されていません。

書類は全てA4で作成しなければなりませんので、通帳の写しを撮る時は注意が必要です。

 

目次

会社の種類を問わず、登記時に必要な書類

細かい違いはありますが、以下の書類はどの会社を設立する場合も必ず必要になります(表参照)。

  • 設立登記申請書
  • 登録免許税納付用台紙
  • 定款
  • 印鑑証明書
  • 印鑑届出書
  • 登記すべき事を保存したCD-R等

(・登記を代理人に委任した場合は、委任状)

 

法務局に提出する必要書類      
  書類 株式会社 合同会社 合資会社
合名会社
1 設立登記申請書
2

登録免許税納付用台紙

収入印紙貼付(資本金×0.7%)

○※1 ○※1 ○※1
3 定款 ○※2 ○※2 ○※2
4 決定書 ○※3 △※3  
5 取締役の就任承諾書 △※4  
6 代表取締役の就任承諾書   ○※3
7 監査役の就任承諾書    
8 印鑑証明書 ○※4 ○※5 ○※4
9 資本金の払込を証明する書類 ○※5 ○※6  
10 印鑑届出書
11 登記すべき事を保存したCD-R等
  ※※法務省HP 
12 委任状
(登記を代理人に委任した場合)
         
  上記1から9の書類を順番通りに綴じる!
株式会社 ※1:最低金額は15万円
    ※2:認証済のもの1部
    ※3:発起人決定書
    ※4:定款認証に使用した取締役全員の印鑑証明書
    ※5:通帳の写し等。契印が必要
  合同会社 ※1:最低金額は6万円
    ※2:2部
    ※3:場合によっては必須書類では無い。代表社員、本店所在地および資本金決定書
    ※4:場合によっては必要書類では無い。代表社員の就任承諾書
    ※5:代表社員の印鑑証明書
    ※6:払込があったことを証する書面
  合資会社・合名会社 ※1:6万円
    ※2:2部
    ※3:1人会社の場合不要
    ※4:合資会社は会社員各1通、代表2通

 

会社設立の必要書類を作成する前に、印鑑の用意を

会社設立に必要な書類を作成する前に準備しておかなければならないものがあります。

書類を作成する時に、法人用の印鑑が必要になります。今後事業をしていく上で必要になりますので、以下の印鑑を作成しておきましょう。

 

  • 会社実印
  • 銀行印
  • 社印
  • ゴム印
  • 発起人個人の実印

 

会社実印

会社の実印は、会社の正式な印鑑で、最も大切な印鑑です。会社設立の際、登記申請書に押印し、代表取締役が会社の印鑑として登記所に申請する印鑑です。

登記をする印鑑の大きさには決まりがあり、1辺の長さが1cmを超え、3cm以内の正方形に収まるものと規定されています。

 

銀行印

銀行印は、法人口座の開設時に必要となる印鑑です。銀行印は会社の実印と同じ物を使うことも可能ですが、紛失や盗難のリスクを考慮すると、別に銀行取引専用の印鑑を作成したほうが良いでしょう。

なお、銀行印は大きさに決まりはありませんが、実印と区別が付くように、一回り小さいサイズの物を作ることをお勧めします。

 

社印

社印は、日常業務で使用する印鑑で、請求書・領収書等に押印し、一般的には正式名称が彫られた四角い印鑑で、形状から角印とも呼ばれます。社印も大きさに決まりはありません。

 

ゴム印

ゴム印は、正式な書類には使えませんが、署名が必要な書類にサイン代わりに利用されたり、封筒の差出人欄に押したりと、汎用性が高いので、用意しておくと大変便利です。

 

発起人個人の実印

発起人個人の実印および印鑑証明書は、会社設立時に必要になりますので、会社の実印とは別に準備しておきましょう。

 

会社設立登記前の書類作成

会社の設立登記は法務局で行いますが、その前に作成しておかなければならない書類、つまり「定款」があります。定款は、株式会社の場合には、公証役場で「認証」を受けるという手続もする必要があります。

定款作成

定款とは、発起人全員の同意のもとに作られる会社の根本原則を定めた大変重要なものです。会社設立時の書類の中で最も重要な書類であり、会社に備え置く書類となります。

 

定款の記載事項には、以下の3種類があります。

  • 絶対的記載事項:必ず記載しなければならない
  • 相対的記載事項:記載があれば効力が認められる(つまり、記載が無いと効力が認められない)
  • 任意記載事項:記載がなくても本来効力が認められるので記載しなくても構わない、会社が自主的に記載したもの

 

株式会社の定款の内容を変更するには、株主総会による特別決議が必要になります。今後の変更の大変さを考慮すると、任意記載事項は定款にあまり多く記載しないほうが良いかもしれません。

 

絶対的記載事項

株式会社の定款の絶対的記載事項について見ていきましょう。

絶対的記載事項は、その1つでも欠けると、定款自体が無効となってしまいますので、注意が必要です。

 

  • 目的:会社の事業目的を記載します。

将来行う予定のある事業・それに関連する事業

  • 商号:会社の名称
  • 本店所在地
  • 設立に際して出資される財産の価値又はその最低額
  • 発起人の氏名又は名称(法人の場合)及び住所
  • 発行可能株式総数

 

相対的記載事項

相対的記載事項は、記載しなくても定款としては認められますが、定款に記載しなければ効力が発揮されることがありません。従って、取締役会や監査役などの設置とその期間、現物出資に関する事項、株式の譲渡制限、発起人が受ける報酬など、有効にしたい重要な事項を記載します。

 

任意記載事項

任意記載事項は、定款に記載せず、定款以外で定めても効力が発生する事項です。しかし、定款に定めることにより、より明確に周知することが出来ます。

 

公証役場に提出する書類(定款認証)

公証役場に提出する必要書類(定款認証)※認証は株式会社のみ必要※
1 定款 3部
2 発起人全員の印鑑証明書 各1部
3 行けない発起人が居る場合、その委任状  
  <書類以外に必要な物>  
  発起人の実印  
  身分証明書  
  公証人への手数料 5万円
  収入印紙※電子定款の場合不要※ 4万円
  定款謄本作成手数料 250円×ページ数

定款が完成したら、発起人の個人印鑑を押印、割印をしたもの3部製本します。

 

電子定款のメリット・デメリットについて

電子定款のメリット

近年は電子定款(PDF化してデータで作成・提出出来る)も増えてきています。電子定款の場合は紙定款に必要な収入印紙4万円分が不要になるので、費用を抑えたい場合にはお勧めです。

電子定款のデメリット

電子定款といえど、定款認証のためには公証役場に出向かなくてはならないことに変わりはありません。

定款を認証してもらう公証役場には、管轄があります。設立する法人の所在地の管轄区域にある公証役場に依頼しなければなりません。

しかも、電子定款を認証する事が出来る公証人は限られており、法務大臣に指定を受けた公証人だけが認証できます。

つまり、設立する法人の所在地の管轄区域内にある公証役場で、なおかつ指定を受けた公証人に認証をしてもらわなければなりません。万が一途中で法人の所在地が変更になり、管轄区域が変更になったり、その公証人が移転してしまったりした場合には、一から認証を依頼し直さなければなりません。

 

合同会社の定款について

合同会社は定款の認証は不要なので、公証役場の手数料は不要です。しかし、紙定款を作成した場合には、収入印紙4万円分を貼付しなければなりませんので、注意が必要です。

 

資本金払込み

定款を公証役場に持って行き、認証を受ける事が出来たら、次は資本金の払込みをし、「資本金払込証明書」を作成します。

「資本金払込証明書」については、「会社設立時の資本金について(仮称)」に詳細が記載されていますので、そちらをご参照下さい。

 

認証済の定款および資本金の払込が無事完了すれば、いよいよ、法務局で登記する手続きに進みます。

 

法務局に提出する書類(登記)

法務局に提出する書類についてご説明します。

 

オンラインで提出することも出来ます!

オンラインで提出する場合は、別途法務局指定の「電子証明書」が必要です。

等を確認しながら申請するのが良いでしょう。

法務局に行って登記をする場合

必要書類 説明

設立登記申請書

 

会社形態によって記載事項が異なりますので、法務局のホームページを確認してくださ

商業・法人登記の申請書様式

 

登録免許税納付用台紙 台紙に印紙(資本金×0.7%。但し、最低金額あり)を貼付して提出します。
定款 株式会社は認証済のもの
発起人の決定書

定款で本店所在地を番地まで詳しく記載していない場合に必要となります。

また、「代表取締役を株主総会で選定する」ことになっていた場合にも、この決定書で誰になるかをはっきりさせます。

取締役の就任承諾書 代表取締役の就任承諾書については、取締役が1名の場合で、その取締役が代表取締役の役割を兼務する場合には不要です。役割が分かれている場合には必要となります。
監査役の就任承諾書 監査役を設置する場合には必要です。

印鑑証明書

 

定款認証の際に使用した取締役全員の印鑑証明書が必要ですが、取締役会を設置している場合には代表取締役の印鑑証明書だけで大丈夫です。
資本金の振込を証明する書類

会社名義の通帳の表紙、支店名・口座番号等の記載されているページ、振込が記帳されているページの写しを撮り、表紙を付けて製本します。

製本後に、見開きのページの綴り部分に実印(契印)を押して下さい。

印鑑届出書

法人実印の届出のために必要な書類です。

参照:印 鑑 ( 改 印 ) 届 書

登記すべき事項を記録した電磁的記録媒体

登記事項の作成例一覧を参考に、申請書または電磁的記録媒体に必要事項を記録し、提出しましょう。

 

 

提出方法

作成した書類は2カ所をホチキスで綴じて提出しますが、綴じる順番が決まっています。最初の表の番号1番~9番を通りに綴じてください。10番・11番は綴じずにクリップで留めて提出します。

登記申請書と、登録免許税納付用台紙は見開きのページの綴り部分に会社の実印(契印)を押します。

参照:法務局

 

会社設立後に提出する様々な書類

やっと設立登記が終了しましたが、ここでおしまいではありません。この後、提出しなければならない書類がまだあります。

法律で提出が義務付けられている書類と、提出することにより特典を受けられる書類があります。

また、提出期限が決まっているものもありますので、会社設立登記が終了したらすぐに提出するようにしましょう。

 

税務署に提出する書類(税金関係)

必ず提出しなければならない書類

    注意事項 提出期限
1 法人設立届出書 代表者氏名・住所・事業目的・事業開始年月日等を記載 設立の日から2ヶ月以内
添付書類 定款、寄付行為、規則、規約その他これらに準ずるもの(定款等)の写し
2 給与支払事務所等の開設届出書 従業員を雇用して給与を支払う必要がある場合に届出が必要
※他に、税理士、司法書士への報酬支払も含まれます
事務所等開設から1ヶ月以内

 

※以下、特例を選択したいときに届出する書類

3 青色申告の承認申請書 青色申告で法人税を申告することを承認してもらうための書類 早めに提出
4 棚卸資産の評価方法の届出書 「原価法」「低価法」等の選択 最初の確定申告の提出期限
5 減価償却資産の償却方法の届出書 税法で定められている以外の方法を行う場合 最初の確定申告の提出期限
6 申告期限の延長の特例の申請書    
源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書 給与を支払う人数が常時10名未満の会社のみ提出可。本来ならば毎月支払わなければならない源泉徴収を年2回にまとめて支払うことが出来る。  

 

都道府県及び市町村に提出する書類(地方税関連)

  • 法人の設立届出書
  • 定款の写し
  • 会社の登記事項全部証明書

※提出期限は各自治体によってかなり異なりますので、必ず各自治体に問い合わせてください。

 

労働基準監督署に提出する書類

会社として従業員を雇う場合には必ず届出をしなければなりません。

 

  • 労働保険 保険関係成立届
  • 労働保険 概算保険料申告書
  • 会社の登記事項全部証明書

 

公共職業安定所に提出する書類

・従業員が失業した場合に貰う失業手当のために必要な雇用保険についての書類です。会社として従業員を雇う場合には必ず提出しなければなりません。

1 雇用保険 適用事業所設置届   設立日の翌日から10日以内、あるいは雇用した日から10日以内
2 雇用保険 被保険者資格取得届 人数分の届出が必要

 

年金事務所に提出する書類

会社を設立したのであれば、法律によって社会保険に加入することが義務付けられています。

未加入が発覚した場合には、過去2年間を遡って保険料を徴収される可能性がありますので、忘れずに申告しましょう。

 

  • 健康保険・厚生年金保険新規適用届
  • 健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
  • 健康保険被扶養者(異動)届

※設立から5日以内に提出

まとめ

会社設立時に必要な書類は、提出先によって細かく定められていて、非常に複雑です。また、法務局のホームページをご覧いただいても、何が書かれているのかさっぱりわからないという場合もあるかもしれません。

書類が足りなかった、提出期限を忘れて提出出来なかった等が無いようにするためには、まずは専門家に相談してみてはいかがでしょうか?

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